login »

Afschaling

In deze fase wordt de betrokkenheid van het ZVH afgebouwd. Bijvoorbeeld omdat de aanpak en inbreng van de betrokken deelnemers voldoende is uitgekristalliseerd en de betrokkenheid van het ZVH niet langer nodig wordt geacht.

In deze fase schoont de procesregisseur het dossier dat in het systeem van het ZVH is aangelegd ten behoeve van de procesregie, van alle niet langer noodzakelijke informatie. Er blijft uitsluitend administratieve informatie achter in het systeem van het ZVH.

In principe is er in deze fase nauwelijks meer sprake van verstrekkingen of het delen van gegevens. Betrokken deelnemers hebben de voor hen noodzakelijke gegevens al in fase 3 gekregen. Het gaat om het opschonen van het dossier in het ZVH.

Namens wie handelt het Zorg- en Veiligheidshuis?

De procesregisseur handelt namens de partner die op het moment van afschaling de regie heeft over de casus. Dat kan de aanmeldende partner zijn, het kan ook een andere partner zijn die in fase 3 de regie heeft overgenomen.

Doel van gegevensverwerking in deze fase

Het algemene doel van gegevensverwerking in deze fase is:

  • Ervoor zorgen dat de casus in de systemen van het ZVH wordt afgesloten en alle niet noodzakelijke gegevens van de casus worden vernietigd.
  • Voor zover dat nog niet is gebeurd, de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden in het vervolg van de casus, overdragen aan de betreffende deelnemers - eventueel met toestemming van de deelnemer die de gegevens heeft ingebracht.
  • De afschaling verloopt in fasen. De subdoelen voor het bewaren van gegevens zijn:

    Afschalingsfase 1: Het dossier blijft actief in het systeem van het ZVH voor het geval terugval optreedt.

    Afschalingsfase 2: Alleen een beperkte set administratieve gegevens blijft achter in het systeem van het ZVH. Als de persoon opnieuw in beeld komt, is vindbaar wie de aanmelder was en wie de casusregisseur.

    Afschalingsfase 3: Het volledige dossier, inclusief de administratieve gegevens, wordt geheel uit het systeem van ZVH verwijderd. Als de betreffende persoon opnieuw in beeld komt, wordt dit beschouwd als nieuwe casus. Uitsluitend ‘niet tot personen herleidbare gegevens’ blijven achter.

Activiteiten/werkzaamheden in deze stap

De procesregisseur zorgt dat de gefaseerde afschaling plaatsvindt. Niet noodzakelijke gegevens worden verwijderd en uitsluitend administratieve gegevens blijven bewaard.
De procesregisseur informeert de betrokken deelnemers en de betrokkene dat het dossier is opgeschoond en welke gegevens in het systeem van het ZVH bewaard blijven en voor hoelang.

Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van afschaling

De gegevens die noodzakelijk zijn om te bewaren, verschillen per afschalingsfase.

Afschalingsfase 1: procesregiedossier

Afschalingsfase 2: een beperkte set administratieve gegevens:

  • Casusnummer
  • Identificerende gegevens
  • Naam aanmelder en organisatie
  • Naam casusregisseur ten tijde van afschaling en organisatie

Afschalingsfase 3: alleen niet tot personen herleidbare gegevens voor managementdoeleinden.

Bijzondere persoonsgegevens

Er zal veelal sprake zijn van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG in deze fase. Alle landelijke kernpartners in het ZVH zijn bevoegd om bijzondere persoonsgegevens te verwerken t.b.v. de eigen taak. De procesregisseur handelt t.b.v de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de casusregisseur, is dit geen belemmering zolang deze een van de landelijke kernpartners is.

Indien andere dan de landelijke kernpartners betrokken worden, bijvoorbeeld een woningcorporatie, kan hier een belemmering optreden. Wellicht dat deze geen bijzondere persoonsgegevens mag inzien. Dit moet in de voorbereiding van het casusoverleg getoetst worden.

Wettelijke persoonsgebonden nummers/BSN

Het gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers, zoals het BSN, is door de wetgever aan strikte regels gebonden. Dergelijke nummers mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld.

In het ZVH wordt het BSN vaak gebruikt om te borgen dat de gegevens die verschillende partners in brengen op dezelfde persoon betrekking hebben. Dit is toegestaan mits de aanmeldende partner of de partner die de casusregie voert het BSN mag gebruiken. Dit zal meestal het geval zijn.

Geheimhoudingsplicht

Er blijven aan het eind van de afschaling geen gegevens achter in het dossier die onder een geheimhoudingsverplichting vallen van een van de deelnemers.

Informeren betrokkene

Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de partner die de casusregie heeft. De casusregisseur informeert de cliënt over de afschaling en de opschoning van het dossier, de gegevens die in het dossier achterblijven en hoelang deze bewaard blijven. Daarnaast informeren zij betrokkene over zijn/haar rechten.

Bewaartermijnen

Op basis van pribvacywetgeving mogen gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Soms zijn er in materiewetgeving bewaartermijnen opgenomen. Op basis daarvan zullen afzonderlijke ketenpartners gegevens in hun eigen dossiers bewaren. Er is echter geen wettelijke basis om casusinformatie na besluit tot afschaling nog lang in het systeem dat gebruikt wordt voor de proces- en casusregie te bewaren.

Het kan van belang zijn om in de eerste fase na besluit tot afschaling het dossier nog beschikbaar te hebben, voor het geval er terugval optreedt. Het is echter juridisch niet houdbaar, dat dossiers nog heel lang na afschaling in de systemen van het ZVH bewaard blijven. Een gefaseerde afschaling is daarom nodig:

Fase 1: 0-6 maanden na besluit tot afschaling. Dossier blijft actief in het systeem van het ZVH.

Fase 2: 6-12 maanden na besluit tot afschaling. Dossier op inactief. Een beperkte set gegevens administratieve gegevens blijft achter in het systeem van het ZVH.

Fase 3: 1 jaar na besluit tot afschaling. Dossier, inclusief de administratieve gegevens worden geheel uit systeem van ZVH verwijderd. Uitsluitend ‘niet tot personen herleidbare gegevens’ blijven achter.

In uitzonderingsgevallen kan hiervan worden afgeweken, mits de motivatie wordt vastgelegd en er een termijn wordt vastgesteld voor herbeoordeling. Die termijn is maximaal 6 maanden.

De procesregisseur handelt namens de partner die op het moment van afschaling de regie heeft over de casus. Deze partner is ook verantwoordelijk voor het besluit om af te wijken van de termijnen in de afschalingsfase en de herbeoordeling.