Namens wie handelt het Zorg- en Veiligheidshuis?

In deze stap handelt de procesregisseur nog steeds namens de aanbrengende partner. Op basis van de beschikbare informatie bereidt de procesregisseur het casusoverleg voor. Onderdeel van die voorbereiding is veelal het vragen aan ketenpartners of zij bekend zijn met de betrokkene, en of zij over informatie beschikken die relevant is voor de casus en die zij willen delen t.b.v. een integrale aanpak van de casus.

Belangrijk uitgangspunt: formeel worden de deelnemers bevraagd namens de aanbrenger van de casus. In deze fase is er dus formeel sprake van bilaterale uitwisseling van gegevens tussen aanbrenger en de deelnemer ten behoeve van de triage en voorbereiding van een casusoverleg.

Er rust een strikte doelbinding op de gegevens die deelnemers in deze fase verstrekken. Namelijk het doel van triage en voorbereiding van het casusoverleg. Dit kan betekenen dat een deelnemer sommige informatie in deze fase wel wil delen met de aanmeldende partner, maar pas later zal beslissen welke informatie ook met anderen gedeeld kan worden in het casusoverleg.

Doel van gegevensverwerking in deze fase

Het doel van de gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is:

Triage – het bepalen van het toestandsbeeld en het verrijken van de informatie uit fase 1 met het:

• in beeld brengen welke partners en organisaties al betrokken zijn of waarschijnlijk betrokken moeten worden bij het komen tot een oplossing.
• in beeld brengen van de mogelijke bijdrage die deelnemers kunnen/willen leveren om tot een plan van aanpak te komen (casus-informatie, expertise, betrokkenheid uitvoering).
• in beeld brengen van de mogelijke bijdrage die deelnemers kunnen/willen leveren aan de uitvoering van een plan van aanpak (zorg, maatregelen etc).
• in beeld brengen van de relevante informatie waarover deelnemers beschikken en de mogelijkheid/bereidheid die in te brengen in een casusoverleg.

Voorbereiden casusoverleg

• Bepalen van een zo concreet mogelijk doel voor het casusoverleg en bijvoorbeeld het type beslissingen dat op basis van casusoverleg genomen moet worden.
• Bepalen van de relevante gespreksthema’s voor het casusoverleg.
• Bepalen van de relevante deelnemers aan het casusoverleg, hun rol (expertise/adviseur, informant, beoogd uitvoerder interventies) en de van hen gevraagde inhoudelijke bijdrage.
• Bepalen welke informatie vooraf ter inzage gegeven kan worden aan de deelnemers t.b.v. het casusoverleg.
• Bepalen op welke manier de cliënt betrokken wordt: wordt hij/zij uitgenodigd bij het overleg en voor- of achteraf geïnformeerd.
• Maken van zorgvuldigheidsafspraken met betrekking tot de informatie die in het kader van het casusoverleg wordt gedeeld (doelbinding en gebruik, bewaren en vernietigen, niemand neemt zonder toestemming gegevens van een ander mee). Zie ook ‘Zorgvuldigheidsvereisten’.

Activiteiten/werkzaamheden in deze stap

In de praktijk zijn er twee varianten qua werkwijze in deze fase:

• a. De procesregisseur en aanbrenger voeren deze stap zelfstandig uit. De informatie van de deelnemers blijft vooralsnog uitsluitend bij de procesregisseur en aanbrenger.
• b. De triage gebeurt in een algemeen overleg met alle ketenpartners (‘weegtafel’). Op basis daarvan wordt een focusoverleg gepland met alleen de relevante partners, waarbij dieper op de casus wordt ingegaan.

Variant a heeft vanuit privacyoverwegingen de voorkeur omdat variant b vanuit de privacywetgeving, niet is toegestaan als standaard aanpak. Bij deze variant vindt er eerst een generiek casusoverleg plaats met alle partners. Er wordt dus - zonder toets vooraf - casusinformatie gedeeld tussen alle ketenpartners, ook de ketenpartners die niet relevant zijn.

Het ontbreken van dat ‘filter’ maakt dat er niet voldaan kan worden aan het noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste uit de AVG. De gegevensdeling is per definitie niet proportioneel en daarmee niet toegestaan.

Welke gegevens heeft het Zorg- en Veiligheidshuis in deze fase nodig?

Een belangrijk uitgangspunt is dat de partners formeel worden bevraagd namens de aanbrenger van de casus. Er is in deze fase dus sprake van bilaterale uitwisseling van gegevens tussen aanbrenger en de partner ten behoeve van de triage en voorbereiding van een casusoverleg.

Er rust een strikte doelbinding op de gegevens die partners in deze fase verstrekken. Namelijk het doel van triage en het voorbereiden van het casusoverleg. Dit kan betekenen dat een partner sommige informatie in deze fase wel wil delen met de aanmeldende partner, maar pas later zal beslissen welke informatie ook met andere partijen gedeeld kan worden in het casusoverleg.

De gevraagde informatie moet antwoord geven op de vraag of de casus daadwerkelijk in het Zorg- en Veiligheidshuis moet worden behandeld, welke partners hierbij moeten worden betrokken en of er een bestuursrechtelijk en/of strafrechtelijk kader kan worden ontwikkeld.

Om goed te kunnen triageren wordt de informatie van de aanmelding aangevuld met de volgende gegevens:

Van de GGZ

• Of (dus niet wat of hoe) geestelijke gezondheidszorg is ingeschakeld
• Gedragskenmerken (geen diagnoses, maar beschrijving van het gedrag)

Van het Openbaar Ministerie

• Zijn er relevante strafrechtelijke antecedenten (niet gespecialiseerd per keer, maar op soort en of er sprake is van opbouw)?
• Is de persoon een veelpleger of een zeer-actieve veelpleger?
• Zijn er strafrechtelijke voorwaarden (of heeft de persoon deze de afgelopen 5 jaar gehad). Indien ja, neem dan contact op met de betreffende (jeugd)reclassering.

Van de reclassering

• Hoe is het toezicht verlopen (positief of negatief)?
• Wat is de risicotaxatie?
• Missen we nog relevante partners?

Van de gemeente

• NAW-gegevens (facultatief)
• Verblijfadres
• Geboortedatum
• Gezinssamenstelling, (is er sprake van ouders, broers, zussen, medebewoners; nog niet op persoonsniveau)
• Informatie over de wijk waar de persoon woont
• Financiële situatie (facultatief; alleen als deze relevant is binnen de opgevoerde problematiek)
• Is er jeugdzorg ingeschakeld?
• Behoort de persoon tot een geprioriteerde doelgroep (denk aan PGA, TopX, verwarde personen, als in jouw regio alleen om strafrechtelijke criteria gaat, stel deze vraag dan aan het Openbaar Ministerie)?

Van de Politie

• Aantal en aard van de meldingen (type delict), recidive verlagende of verhogende factoren.

Van Veilig Thuis

• Is er sprake van huiselijk geweld en/of kindermishandeling?

DJI

• Detentiegegevens

Van de jeugdreclassering

• Hoe is het toezicht verlopen (positief of negatief)?
• Wat is de risicotaxatie?
• Missen we nog relevante partners?

Uitzetten van vraag bij ketenpartner

Welke partners benaderd worden en welke informatie daarvoor noodzakelijk is, wordt bepaald op basis van de inschatting van de aanbrenger en de procesregisseur. Standaard alle partners benaderen is niet toegestaan, omdat daarmee niet voldaan kan worden aan de noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste uit de AVG.

Als de procesregisseur een ketenpartner benadert voor aanvullende informatie, doet hij dat namens de aanbrenger van de casus. De ketenpartner zal van de procesregisseur informatie over de casus moeten krijgen om in te kunnen inschatten of zij een bijdrage aan de oplossing van de casus kunnen leveren. Deze informatie verstrekt de procesregisseur namens de aanbrenger van de casus. Dit zijn derhalve bilaterale verstrekkingen.

De te verstrekken informatie bij de vraag mag ook NAW-, inhoudelijke en contextgegevens bevatten, omdat de partner anders geen inschatting kan maken of betrokkenheid zinvol is.
Welke gegevens verstrekt kunnen worden bij het uitzetten van de vraag, wordt bepaald door het kader van de aanbrenger. In alle gevallen zijn de principes van dataminimalisatie van toepassing.

Doelbinding
Op de verstrekkingen van gegevens door de procesregisseur rust een strikte doelbinding (de triage). De partner die gegevens ontvangt, mag deze niet gebruiken voor andere doeleinden en deze ook niet registreren in het eigen systeem.

Verstrekking van informatie door ketenpartner aan de procesregisseur

Op het moment dat de ketenpartner besluit om gegevens te delen met de procesregisseur (en de aanbrenger) is er - juridisch gezien - sprake van bilaterale verstrekkingen van de ketenpartner aan de aanbrenger.

Welke informatie een partner verstrekt, wordt bepaald door het eigen juridisch kader van de betreffende partner, de inhoudelijke problematiek en de eigen inschatting van de noodzakelijke informatie. De principes van dataminimalisatie zijn van toepassing.

De partner kan eventueel aangeven dat bepaalde informatie wel of niet gedeeld mag worden in het casusoverleg.

De informatie is op dit moment slechts toegankelijk voor de procesregisseur, de aanbrenger en de betreffende partner.

Doelbinding
Op de verstrekkingen in deze fase rust een strikte doelbinding. Dat betekent dat deze gegevens uitsluitend gebruikt worden voor de doelen van triage. De gegevens worden uitsluitend geregistreerd in het systeem van het ZVH. De partner die gegevens ontvangt mag deze niet gebruiken voor andere doelen en deze ook niet registreren in het eigen systeem.

Check of de verstrekte gegevens gebruikt mogen worden voor het casusoverleg

Als het duidelijk is wat het doel van het casusoverleg wordt en welke partijen aan tafel zitten, worden de verstrekkers van informatie benaderd met de vraag of hun informatie ook gebruikt mag worden in de volgende fase ((de voorbereiding van het) casusoverleg). Maak duidelijk wie er aan tafel zitten en wat het doel van het overleg zal zijn, zodat de verstrekker een afwogen beslissing kan maken.

Welke vragen moeten voorafgaand aan de gegevensuitwisseling worden gesteld?

Zorg dat bij elke gegevensuitwisseling vooraf getoetst wordt of:

• Er een concreet doel is om gegevens uit te wisselen met de betreffende partner;
• Er een noodzaak is om de gegevens voor dit doel uit te wisselen met de betreffende partner;
• Er een grondslag is voor het verstrekken, dat wil zeggen dat er een wettelijke taak en/of bevoegdheid is.
• Er een grondslag is voor het ontvangen, dat wil zeggen dat er een wettelijke taak en/of bevoegdheid is.

Als het bovenstaande van toepassing is, vergeet dan niet om na te gaan of er ook voldaan is aan de volgende eisen:

• de betrokkene is over de gegevensuitwisseling geïnformeerd;
• de gewenste gegevensuitwisseling is niet bovenmatig (ga uit van ‘need to know’ en niet ‘nice to know’);
• de gegevens zijn goed beveiligd;
• de gegevens zullen niet langer bewaard worden dan voor het doel noodzakelijk is (‘need to have’, niet ‘nice to have’).

Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in deze fase

Uitzetten van de vraag bij ketenpartners of andere organisaties:

De procesregisseur zal namens de aanbrenger de gegevens moeten verstrekken die voor ketenpartners of andere organisaties noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen of zij een bijdrage aan de oplossing van de casus kunnen leveren en, zo ja, op welke wijze. Dit zijn bilaterale verstrekkingen.

Welke deelnemers benaderd worden en welke informatie daarvoor noodzakelijk is, wordt bepaald op basis van de inschatting van de aanbrenger en procesregisseur. Standaard alle partners benaderen is niet toegestaan, omdat daarmee niet voldaan kan worden aan het noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste uit de AVG.

De toegevoegde informatie bij deze vraag mag ook NAW-, inhoudelijke en contextgegevens bevatten, omdat de bevraagde deelnemer anders geen inschatting kan maken of betrokkenheid zinvol is.

Welke gegevens verstrekt kunnen worden bij het uitzetten van de vraag, wordt bepaald door het kader van de aanbrenger.

Checken of iemand bij een ander ZVH bekend is:

Indien noodzakelijk voor een goede afweging, kan de procesregisseur in deze fase ook nagaan of iemand al bij het eigen of een ander ZVH ‘in behandeling’ is. Dit mag uitsluitend gaan om actieve casussen en alleen op ‘dat’-gegevens’. Dat wil zeggen: is diegene in behandeling bij ons of een ander ZVH? En zo ja, wie is de procesregisseur of bij wie kan ik terecht?

De vraag of en welke gegevens uitgewisseld kunnen worden t.b.v. verdere behandeling in het ZVH, vraagt om een zorgvuldige afweging waarin ook de deelnemers van het andere ZVH betrokken moeten worden.

Verstrekken van informatie door deelnemers aan de procesregisseur en aanbrenger:

• In deze fase is er juridisch nog steeds sprake van bilaterale verstrekkingen van de deelnemers aan de aanbrenger.
• De principes van dataminimalisatie zijn van toepassing.
• De te verstrekken informatie aan de procesregisseur/aanbrenger mag ook NAW-, inhoudelijke en contextgegevens bevatten.
• Welke informatie een deelnemer verstrekt, wordt bepaald door de het eigen juridisch kader van de betreffende deelnemer, de inhoudelijke problematiek en de eigen inschatting van de noodzakelijke informatie.
• De deelnemer kan eventueel aangeven dat bepaalde informatie wel of niet gedeeld mag worden in het casusoverleg.
• De informatie is op dit moment slechts toegankelijk voor de procesregisseur, de aanbrenger en de betreffende deelnemer.

Op de verstrekkingen in deze fase rust een strikte doelbinding. Dat betekent dat deze gegevens uitsluitend gebruikt worden voor de doelen van triage, voorbereiden casusoverleg en eventueel het casusoverleg zelf in het ZVH. Ze worden uitsluitend geregistreerd in het systeem van het ZVH. De deelnemer die gegevens ontvangt mag deze niet gebruiken voor andere doeleinden en ook niet registreren in het eigen systeem.

Bijzondere persoonsgegevens

In deze fase zal veelal sprake zijn van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Alle landelijke kernpartners in het ZVH zijn bevoegd om bijzondere persoonsgegevens te verwerken t.b.v. de eigen taak.

Omdat de procesregisseur in deze fase handelt t.b.v. de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de aanbrenger, is dit geen belemmering - zolang de aanbrenger een van de landelijke kernpartners is. Indien andere dan landelijke kernpartners betrokken worden, moet er vooraf getoetst worden in hoeverre dit een belemmering vormt.

Wettelijke persoonsgebonden nummers/BSN

Het gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers, zoals het BSN, is aan strikte regels gebonden door de wetgever. Dergelijke nummers mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld.

In het ZVH wordt het BSN vaak gebruikt om er zeker van te zijn dat de gegevens die verschillende partners inbrengen in fase 2 op dezelfde persoon betrekking hebben. Dit is toegestaan, mits de aanmeldende partner bevoegd is om het BSN te gebruiken. Dit zal meestal het geval zijn.

Geheimhoudingsplicht

De procesregisseur kan gezien worden als onderdeel van het team van de aanmeldende partner. In hoeverre de procesregisseur in deze fase inzicht mag hebben in de gegevens van de aanmelder waar een geheimhouding op rust, wordt bepaald door de interne regelgeving van de aanmelder.

De geheimhoudingsplicht van de aanmeldende partner kan wel een rol spelen op het moment dat de procesregisseur namens de aanmeldende partner gegevens gaat delen met anderen in het kader van de uitvraag t.b.v. de triage. Dan is het zaak dat voor de procesregisseur duidelijk is welke gegevens in dat kader gedeeld mogen worden.

Een geheimhoudingsverplichting kan ook in de weg staan wanneer deelnemers gevraagd worden gegevens te delen t.b.v. triage. In zulke gevallen kan uitsluitend verstrekt worden met toestemming van de betrokkene of bij een conflict van plichten. Het is aan de procesregisseur om aan te geven namens wie, t.b.v. welke taak en met welk doel de gegevens worden opgevraagd en waarom de gevraagde gegevens noodzakelijk zijn. De afweging of de gegevens t.b.v. triage verstrekt kunnen worden – al dan niet met toestemming van betrokkene - is altijd aan de betreffende deelnemer.

Wie heeft toegang tot gegevens in het systeem van het ZVH?

In deze fase hebben nog steeds uitsluitend de aanmeldende partner, de procesregisseur en eventueel de betrokken ondersteunende medewerker van het ZVH toegang tot de casusinformatie in het systeem van het ZVH. Er vindt uitsluitend registratie plaats in het systeem van het ZVH.

Persoonsgegevens die van andere deelnemers afkomstig zijn, leggen deelnemers niet vast in hun eigen systemen. Dit geldt ook voor de aanmeldende partner.

Elke deelnemer houdt nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en het casusoverleg. Ook bepaalt elke deelnemer zelf aan wie hij eventueel wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak.

Vervolg (en de consequenties voor het gegevensgebruik en registratie)

Er kunnen zich meerdere situaties voordoen met verschillende gevolgen voor de verdere omgang met gegevens:

De casus blijkt alsnog niet thuis te horen in het ZVH.
Op basis van de informatie die in de triage naar boven komt, wordt besloten de casus niet in behandeling te nemen. De procesregisseur verstrekt eventueel een advies aan de aanbrenger. De aanbrenger handelt zelf verder af, zoekt bilateraal contact met een van de partners of andere organisaties, of meldt de casus aan bij een ander samenwerkingsverband/casusoverleg.

Als de uitkomst van de triage is dat een casus toch niet thuishoort in het ZVH, wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het ZVH verwijderd. De aanmeldende partner registreert de afhandeling in het eigen dossier. Er blijft hooguit ‘administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie’ achter in het systeem van het ZVH.

De gegevens die deelnemers hebben aangeleverd t.b.v. de triage mogen niet terechtkomen in de systemen van andere deelnemers, ook niet in die van de aanmeldende partner.

De casus gaat door naar casusoverleg met specifieke deelnemers.
Casusoverleg om tot een gemeenschappelijke aanpak te komen, is noodzakelijk en zinvol. De voorbereiding van het casusoverleg wordt gestart.

Als de uitkomst van de triage is dat er een casusoverleg wordt voorbereid, wordt tevens bepaald welke deelnemers de beschikbare informatie mogen inzien. Uitsluitend de deelnemers aan het casusoverleg hebben inzage. Daarbij is het mogelijk dat sommige deelnemers een voorbehoud maken ten aan zien van het delen van gegevens met een of meerdere deelnemers.

De betrokkene wordt geïnformeerd over de uitkomst van de triage, alsmede over doel en gespreksthema’s en de deelnemers in het casusoverleg. De betrokkene wordt ook geïnformeerd over zijn/haar rechten. Dit gebeurt door de aanmeldende partner of door de procesregisseur namens de aanbrengende partner (volgt uit verantwoordelijkheid).

Er blijft twijfel of hier een gezamenlijke aanpak zinvol is.
Een nadere beeldvorming met betrokken deelnemers is nodig. De voorbereiding van een casusoverleg wordt gestart. Doel van dit casusoverleg is in eerste instantie om te bepalen of een gezamenlijke aanpak zinvol is. Dit kan geen standaardprocedure zijn.

De casus is meer op zijn plek op een andere overlegtafel, bijvoorbeeld ZSM.
Als de uitkomst van de triage is dat een casus op een andere tafel meer op zijn plek is, wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het ZVH verwijderd. Er blijft hooguit ‘administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie’ achter in het systeem van het ZVH.

De aanmeldende partner is verantwoordelijk voor de aanmelding bij de andere overlegtafel en registreert de afhandeling in het eigen dossier. Indien de procesregisseur van het ZVH dit doet, doet hij dat namens de aanmeldende partner. Dit kan alleen als daar in de bevoegdheidsverlening rekening mee is gehouden.

De gegevens die deelnemers hebben aangeleverd t.b.v. de triage mogen niet terechtkomen in de systemen van andere deelnemers, ook niet in die van de aanmeldende partner.

Inbreng van gegevens uit de triagefase bij de andere overlegtafel, mag uitsluitend met toestemming van de deelnemer die de informatie heeft ingebracht.