Handvat Gegevensdeling in het zorg- en veiligheidsdomein

Deze webtool richt zich op het delen van informatie bij integrale, ketenoverstijgende samenwerking rondom complexe problematiek. Het document is opgesteld door een werkgroep met vertegenwoordigers van de landelijke ketenpartners, VNG, VenJ en managers van Veiligheidshuizen.

Lees meer over:

• I. Uitgangspunten uit het handvat gegevensdeling in het zorg- en veiligheidsdomein
• II. Aard van het proces in het ZVH en de consequenties voor gegevensdeling
• III. Consequenties voor de omgang met gegevens in het operationele proces

I. Uitgangspunten uit het handvat gegevensdeling in het zorg- en veiligheidsdomein

In handvat dat de stuurgroep op 2 maart 2017 heeft vastgesteld en de bijbehorende beslisnotitie, is het volgende uitgangspunt verwoord ten aanzien van de rol en positie van het ZVH bij het ondersteunen van ketenpartners bij samenwerking rond complexe casuïstiek e de gevolgen voor de gegevensverwerking. Dit uitgangspunt sluit aan bij het landelijk kader uit 2013.

Correcte juridische basis informatiedeling ZVH
Een van de constateringen van het handvat is dat het ZVH geen eigenstandige wettelijke taak heeft, en daarmee ook geen eigenstandige wettelijke basis heeft om persoonsgegevens te verwerken. Deze juridische basis kan wel worden gecreëerd. Daarvoor moet aan een aantal juridische randvoorwaarden worden voldaan. Deze worden hier onder geschetst.

Het ZVH kan haar juridische basis om in een specifiek geval gegevens te verwerken en uit te vragen bij ketenpartners, uitsluitend ontlenen aan de bevoegdheid van de ketenpartner die de casus aanbrengt. Het ZVH verwerkt gegevens dus niet op eigen titel, maar ten dienste en onder verantwoordelijkheid van de ketenpartner die de casus aanbrengt.

Dit betekent dat formeel gegevensuitwisseling niet plaats vindt tussen ZVH en ketenpartners, maar tussen de aanbrenger van de casus en de andere partners die betrokken worden bij de casus.

Voor de praktijk betekent dit dat de medewerkers van het ZVH hun werkzaamheden verrichten en gegevens verwerken ten behoeve van en onder verantwoordelijkheid van de partner die de casus aanbrengt. Als gaandeweg het proces wordt besloten om de casus over te dragen naar een andere partner (de casusregisseur), treedt de procesregisseur voor het vervolg op namens degene die de casus heeft overgenomen. Deze constatering betekent o.a. dat er sprake moet zijn van de juiste bevoegdheidsverlening van de betreffende partners aan de procesregisseurs in het ZVH.

Voor de positionering van het ZVH betekent dit dat het ZVH niet zelfstandig taken uitvoert, en ook geen casussen zelf overneemt, maar faciliterend is t.b.v. de taken van de partners die deelnemen in het samenwerkingsverband. De partners houden daarbij hun eigen zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.

Voor de gegevensverwerking betekent dit dat er formeel geen gegevensuitwisseling plaats kan vinden tussen het ZVH en de ketenpartners, maar uitsluitend tussen de aanbrenger van de casus (die hiervoor de procesregisseur heeft de juiste bevoegdheid heeft verleend) en de andere deelnemers die betrokken worden bij de casus.

II. Aard van het proces in het ZVH en de consequenties voor gegevensdeling

Het werkproces in het ZVH kenmerkt zich in hoge mate door zoeken naar wat er aan de hand is: overzicht en inzicht creëren (beeldvorming), met behulp van de verschillende expertises van partners en soms andere deelnemers, komen tot een set van zinvolle interventies gegeven de problematiek en specifieke situatie (oordelen), en vervolgens tot een gezamenlijke aanpak (besluiten).

In privacywetgeving staan – naast de juridische basis - het doel en de noodzakelijkheid van gegevensdeling voorop. Er mogen pas gegevens gedeeld worden als er een juridische basis voor is, als het doel ervan duidelijk is, en als dit noodzakelijk is voor dat doel. Voor zorgverleners geldt dat het beroepsgeheim en het belang van de cliënt zich er niet tegen mogen verzetten tenzij er sprake is van een conflict van plichten.

In het ZVH veranderen de doelen voor gegevensverwerking per procesfase. Meestal wordt pas aan het eind van een casusoverleg duidelijk welke interventies noodzakelijk zijn. Dit maakt het voor deelnemers moeilijk om in het begin (bij de start van een casus) in te kunnen schatten of de gegevens die zij in het begin inbrengen ook gebruikt mogen worden voor de doelen die aan het eind van het proces in het casusoverleg er uit rollen.

Deelnemers die gegevens hebben ingebracht moeten aan het eind van het proces dan eigenlijk een nieuwe afweging maken: kan ik de gegevens die ik gedeeld heb ten behoeve van een gezamenlijke beeldvorming ook verstrekken ten behoeve van de vervolgacties in het plan van aanpak. Bijvoorbeeld: een zorgverlener zal wellicht niet willen dat informatie om tot een goede inschatting te komen van zinvolle interventies, ook gebruikt wordt voor een eventuele strafrechtelijke interventie. Of omgekeerd, politie of OM willen niet dat een hulpverlener bepaalde informatie benut in het contact met de cliënt.

Het dilemma waarvoor deelnemers komen te staan door de verschuivende doelen in relatie tot de rechtmatigheid van de gegevensverwerking laat zich alleen oplossen door een stapsgewijze benadering per fase ten aanzien van het gebruik van gegevens en door de zeggenschap over het gebruik van gegevens en door wie zolang mogelijk te houden bij de deelnemer die gegevens inbrengt. Dat vraagt om discipline van deelnemers, en een zorgvuldige regie op de omgang met gegevens in de verschillende fasen van het werkproces door de procesregisseur.

Daarnaast moet een deelnemer ervan op aan kunnen dat verstrekte gegevens niet ook gebruikt worden voor andere activiteiten van deelnemers dan waarvoor hij ze heeft verstrekt.

III. Consequenties voor de omgang met gegevens in het operationele proces

1. Strikte doelbinding voor gegevens per fase in het proces
   Voor de gegevens die een deelnemer inbrengt geldt een strikte doelbinding per fase van het proces. Dit speelt met name bij fase 2 en 3. Dat betekent bijvoorbeeld dat een deelnemer wel bereid is inzicht te geven t.b.v. triage maar niet wil dat bepaalde deelnemers inzicht krijgen in die gegevens. Of dat een deelnemer wel inzicht wil geven t.b.v. een toestandsbeeld, maar niet t.b.v. uitvoering van bepaalde interventies, of aanmelding bij een andere overlegtafel.
2. Zeggenschap over gegevensgebruik blijft bij de inbrengende deelnemer tot dat…
   De ‘zeggenschap’ over de gegevens blijft bij de verstrekkende deelnemer, totdat deze toestemming geeft aan een van de deelnemers om deze ook te gebruiken ten behoeve van bijvoorbeeld de uitvoering van een deel van het plan van aanpak, of voor aanmelding bij een andere overlegtafel of instantie. In de regel zal zo’n afspraak aan het eind van een casusoverleg worden gemaakt.
3. Casusoverleggen zijn op maat
   Casussen worden alleen besproken met deelnemers die een rol bijdrage hebben in het proces van beeldvorming, oordelen, besluitvorming. Alleen deze deelnemers hebben inzage in gegevens voor zover noodzakelijk ter voorbereiding van het casusoverleg, en voor zover de deelnemers die gegevens hebben ingebracht daar geen bezwaar tegen hebben.
4. Wel inzage via systeem ZVH, geen vastlegging in eigen systemen betrokken deelnemers
   Gegevens die deelnemers inbrengen worden tijdelijk vastgelegd in het systeem van het ZVH. Deelnemers kunnen inzage krijgen t.b.v. voorbereiding casusoverleg. De gegevens worden niet door verstrekt aan andere deelnemers en mogen niet vastgelegd worden in de eigen systemen, totdat de inbrengende deelnemer daar toestemming voor heeft gegeven.