Implementatie
Wet gegevensverwerking
samenwerkingsverbanden (WGS)

Notificatiebrieven voor het wel of niet in behandeling nemen van een casus én de bijbehorende privacyverklaring van het Zorg- en Veiligheidshuis zijn beschikbaar als voorbeeldbrieven. Deze documenten helpen bij het duidelijk informeren van betrokkenen. Je kunt ze gebruiken om mensen te laten weten wat er met hun aanmelding gebeurt en hoe er met hun gegevens wordt omgegaan.

De documenten zijn hieronder te downloaden:

• Notificatiebrief als een casus in behandeling wordt genomen

• Notificatiebrief als een casus NIET in behandeling wordt genomen

• Privacyverklaring

De documenten vind je ook terug in het overzicht van downloads helemaal onderaan deze webpagina.

Heb je vragen over deze documenten? Mail deze naar de landelijke werkgroep implementatie WGS, werkgroepWGS@hetccv.nl.

In het mandaatbesluit moet staan dat de gemandateerde een vervanger kan aanwijzen. Bijvoorbeeld: als een medewerker afwezig is, mag zijn aangewezen vervanger de bevoegdheden overnemen. Als er geen vervanger is, kan een andere medewerker deze taken uitvoeren. Dit wordt beoordeeld door de direct leidinggevende van de mandaathouder.

Nee, elk Zorg- en Veiligheidshuis wijst een eigen contactpunt aan.

De WGS geeft hiervoor geen specifieke aanwijzingen. Elk Zorg- en Veiligheidshuis vult dit zelf in. Het contactpunt bewaart het overzicht en zorgt ervoor dat de informatieplicht wordt nageleefd.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft aan dat een organisatie meerdere Functionarissen Gegevensbescherming (FG) mag hebben. Er moet wel één duidelijk aanspreekpunt zijn voor de AP.

Het is mogelijk om één coördinerend FG (CFG) voor meerdere Zorg- en Veiligheidshuizen aan te stellen. Ook kan een extra Functionaris Gegevensbescherming worden aangenomen die zich richt op het Zorg- en Veiligheidshuis.

Inhuur van een FG is toegestaan, maar de ingehuurde persoon moet officieel als Functionaris Gegevensbescherming van een van de deelnemers worden aangewezen.

Daarnaast kan het Zorg- en Veiligheidshuis extra budget gebruiken om iemand aan te nemen en deze bij ‘gemeente X’ te plaatsen. Die persoon kan dan eerst als FG voor het Zorg- en Veiligheidshuis worden aangewezen en daarna als coördinerend Functionaris Gegevensbescherming.

De functie van CFG voor het Zorg- en Veiligheidshuis kan ook gecombineerd worden met die van CFG voor het RIEC. Dit kan een goede keuze zijn, omdat het de samenwerking en kennis van wetgeving versterkt.

Een Zorg- en Veiligheidshuis moet zijn coördinerend Functionaris Gegevensbescherming aanmelden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Lees hoe je dat doet in dit nieuwsbericht.

Bij het overdragen van de taken van het contactpunt aan de manager zijn de volgende aandachtspunten belangrijk:

• De manager moet zich houden aan de AVG-regels en de procedures voor datalekken van de BGS.
• In de ondertekening moet duidelijk zijn dat dit namens het contactpunt gebeurt.
• De manager is verantwoordelijk voor het informeren (notificeren) van betrokkenen.
• Bij het ondertekenen moet de volgende standaardzin worden gebruikt:

“Namens het contactpunt van ZVH <…>
De burgemeester/het college van B en W van de gemeente <…>
Naam en functie ondertekenaar.”

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (= overheidsdeelnemers) wijzen het contactpunt aan. Zij maken bij de meeste Zorg- en Veiligheidshuizen deel uit van de stuurgroep. Dit betekent dat de stuurgroep kan besluiten over het contactpunt. Bij de Zorg- en Veiligheidshuizen waar (een deel van) de overheidsdeelnemers geen onderdeel uitmaken van de stuurgroep, kunnen zij per mail worden betrokken. Het is ook mogelijk om een getrapt besluit te nemen: de stuurgroep besluit en dit wordt bekrachtigd door de partij zelf.

Ja, dat kan aannemelijk zijn.

Artikel 2.27 lid 2 onder d WGS noemt instellingen voor geestelijke gezondheidszorg als mogelijke deelnemer aan het Zorg- en Veiligheidshuis. Het gaat om instellingen die werkzaamheden uitvoeren op grond van de wetten die in dit artikel staan, zoals de Wlz, Wmo, Wzd, Jeugdwet, Wvggz, Wfz of Wgbo.

Er was onduidelijkheid of instellingen voor verstandelijk gehandicaptenzorg (VG) en beschermd wonen (BW) hier ook onder vallen. De term ‘instelling voor geestelijke gezondheidszorg’ lijkt op het eerste gezicht misschien niet goed te passen.

Na overleg met de ministeries van Justitie en Veiligheid en Volksgezondheid, Welzijn en Sport is de conclusie dat er voldoende redenen zijn om artikel 2.27 lid 2 onder d WGS zo uit te leggen dat VG- en BW-instellingen hier ook onder kunnen vallen.

Daarvoor zijn drie redenen:

1. De term ‘instelling voor geestelijke gezondheidszorg’ is niet wettelijk gedefinieerd. Daarom kan worden gekeken naar de werkzaamheden die een instelling uitvoert.
2. VG- en BW-instellingen verlenen zorg aan mensen met een verstandelijke beperking of aan mensen met psychische of psychosociale problemen. Zij doen dit op grond van artikelen uit de Wlz en Wmo die in artikel 2.27 lid 2 onder d WGS worden genoemd.
3. Uit de Memorie van Toelichting blijkt dat cliënten van deze instellingen tot de doelgroep van het Zorg- en Veiligheidshuis kunnen behoren. Dat geldt als hun zorgproblematiek leidt tot probleemgedrag op het gebied van ernstige overlast, criminaliteit of veiligheid. In de toelichting op artikel 2.27 lid 2 WGS worden instellingen voor gehandicaptenzorg ook genoemd. En ook de Wzd wordt in de regel uitgevoerd door een instelling voor gehandicaptenzorg.

Op basis hiervan is het aannemelijk dat VG- en BW-instellingen op grond van artikel 2.27 lid 2 onder d WGS deelnemer kunnen zijn aan het Zorg- en Veiligheidshuis.

De Landelijke werkgroep implementatie WGS voor de Zorg- en Veiligheidshuizen heeft in een knelpuntennotitie voor de invoeringstoets gevraagd om dit onderdeel van de wet te verduidelijken. Dit is belangrijk voor de Levensloopaanpak en voor casuïstiek rond onbegrepen gedrag.

De WGS maakt het college van burgemeester en wethouders deelnemer voor taken op grond van de Leerplichtwet. Het college kan deze taken laten uitvoeren door een leerplichtambtenaar die in dienst is van de gemeente, of deze mandateren aan een externe leerplichtambtenaar. In beide gevallen blijft het college zelf de deelnemer, maar neemt de leerplichtambtenaar namens het college deel aan de casus.

Deze partij is alleen vaste deelnemer voor casussen uit gemeenten waar ze in opdracht van het college taken uitvoert volgens artikel 2.27 lid 2e WGS.

Voor casussen uit andere gemeenten kan deze partij geen vaste deelnemer zijn. Ze kan wel incidenteel worden uitgenodigd, zolang dit voldoet aan de voorwaarden van de WGS.

Een instelling in het sociaal domein kan vaste deelnemer zijn als zij in opdracht van het college van burgemeester en wethouders een of meer werkzaamheden uitvoert die staan genoemd in artikel 2.27 lid 2e WGS. Een eerste voorwaarde is dus dat de instelling een opdracht van het college heeft.

Een tweede voorwaarde is dat uit de opdracht blijkt dat de instelling werkt aan één of meer taken van het college, zoals:

• toeleiding naar maatwerkvoorzieningen (Wmo 2015, artikelen 2.3.1 t/m 2.3.5),
• toeleiding naar jeugdhulp (Jeugdwet, artikelen 2.3 en 2.4),
• taken onder de Participatiewet (artikel 7),
• taken onder de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (artikel 3).

Het gaat hierbij om de toeleiding naar voorzieningen onder deze sociaal domeinwetten. Dit wordt vaak uitgevoerd door sociale wijkteams binnen een private stichting of samenwerkingsverband.

Ja, dat kan als zij voldoen aan de voorwaarden van artikel 2.27 lid 2e WGS.

Over deze voorwaarden lees je meer in het antwoord op de vraag “Hoe weet ik of een instelling vaste deelnemer kan zijn omdat zij de toeleidingstaken van het college van burgemeester en wethouders uitvoert in het sociaal domein (artikel 2.27 lid 2e WGS)?” (ook onder deze categorie Governance)

Een samenwerkingsverband kan vaste deelnemer zijn als het een rechtspersoon is, zoals een stichting of coöperatie voor wijkteams waar medewerkers naartoe worden gedetacheerd.

Een samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid kan geen vaste deelnemer zijn. Het college kan dan een of meer partijen binnen het samenwerkingsverband aanwijzen als vaste deelnemer. Wel kunnen de partijen een gezamenlijk aanspreekpunt machtigen om werkafspraken te maken met het Zorg- en Veiligheidshuis of een aansluitovereenkomst te sluiten.

Alleen de overheidsdeelnemers zijn verwerkingsverantwoordelijk. Zij bepalen hoe er volgens de wetgeving, met de gegevensdeling wordt omgegaan. Dit betekent niet dat gegevens altijd moeten worden verstrekt wanneer een overheidsdeelnemer daarom vraagt. De verstrekker is verantwoordelijk om te toetsen of het verstrekken noodzakelijk is.

De WGS zegt niets over governance. Een bredere stuurgroep is niet verboden, maar beslissingen die in het kader van de wet en gegevensverwerking moeten worden genomen, kunnen alleen door wettelijke overheidsdeelnemers worden genomen.

Soms is het nodig dat een dossier wordt overdragen aan een ander Zorg- en Veiligheidshuis, bijvoorbeeld als een betrokkene verhuist. Dan kan het Zorg- en Veiligheidshuis de casus direct overdragen aan het Zorg- en Veiligheidshuis in de nieuwe regio. Dit hoeft dus niet via een wettelijke deelnemer.

Waar moet je op letten?
• Stem eerst af met je eigen partners. Bepaal samen welke informatie je mag en kunt overdragen.
• Het nieuwe Zorg- en Veiligheidshuis doet altijd een nieuwe triage. Dat is nodig omdat de betrokken partners per regio kunnen verschillen. Zo wordt bepaald wie in de nieuwe regio nodig is voor de aanpak.

Hoe kun je een casus overdragen?
1. Via de officiële aanmeldprocedure. In de memorie van toelichting staat dat een Zorg- en Veiligheidshuis een casus rechtstreeks kan overdragen aan een ander Zorg- en Veiligheidshuis. Dit kan via een nieuwe aanmelding.
2. Door het dossier (deels) veilig te delen. Deel alleen wat nodig is en doe dit op een veilige manier.

Wie bepaalt de werkwijze?
Elk Zorg- en Veiligheidshuis mag zelf kiezen hoe het dit regelt. Werk je vaak samen met een ander Zorg- en Veiligheidshuis? Dan is het slim om samen één werkproces af te spreken voor overdrachten.

Ja, dat mag – onder bepaalde voorwaarden.

Volgens de Wet gegevensdeling door samenwerkingsverbanden (WGS) mag een deelnemer, zoals Veilig Thuis, vragen of een persoon of casus bekend is bij het Zorg- en Veiligheidshuis. Dit noemen we een bekendheidscheck.

Dat mag alleen als:

• de check nodig is voor de taak van de deelnemer
• de taak van de deelnemer past bij het doel van het Zorg- en Veiligheidshuis
• de deelnemers die al bij de casus betrokken zijn, geen zwaarwegend bezwaar hebben

Het antwoord op de vraag of een casus bekend is bij het Zorg- en Veiligheidshuis, wordt gezien als een resultaat van de gezamenlijke gegevensverwerking. Dit mag dus gedeeld worden als aan de voorwaarden hierboven is voldaan.

Een bekendheidscheck kan belangrijk zijn om goed samen te werken. Zo weet iedereen wie er betrokken is bij een casus. Dit helpt om interventies beter op elkaar af te stemmen en betrokken organisaties tijdig te informeren of te betrekken.

Toeleidingstaken zijn taken van het college van B en W die opgedragen zijn aan wijkteams. Het college is verantwoordelijk voor de doorverwijzing naar hulp, maar verleent de hulp niet zelf. Wijkteams kunnen vaste deelnemers zijn, terwijl hulpverleners als incidentele deelnemers aansluiten.

Alleen overheidspartijen en organisaties met wettelijke taken voeren toeleidingstaken uit. Hulpaanbieders, zoals maatschappelijke opvang, kunnen als incidentele deelnemers meedoen aan het casusoverleg.

Deelnemers zijn wettelijk aangewezen, maar deelname is niet verplicht. Als een overheidsdeelnemer niet wil meedoen, blijft die partij wel wettelijk medeverantwoordelijk. Een organisatie die niet meedoet, zet zichzelf buiten spel. Het Zorg- en Veiligheidshuis kan nog steeds beslissingen nemen in het overleg. Raakt een besluit de niet-deelnemende partij, dan moet er met deze partij overleg plaatsvinden.

Dit kan als de casus binnen vier jaar is afgesloten. Als de casus minder dan een jaar geleden is afgesloten, maar de termijn van vijf jaar is bereikt, kan een casus worden verlengd.

De WGS dwingt af dat er verspreiding van informatie per mail moet plaatsvinden. Helaas is door de formulering van de wet autorisatie op casusniveau niet mogelijk. Wellicht is er een mogelijkheid tot inzage in het systeem zonder autorisatie met een inzage pagina. Dit telt niet als ’toegang tot het systeem’. Deze mogelijkheid wordt nu onderzocht door de IV-organisatie en de leveranciers. Deze mogelijkheid geldt voor PGAx. In KEDO wordt een optie tot beveiligde mail ingebouwd.

De WGS regelt o.a. dat de Zorg- en Veiligheidshuizen en de RIEC’s gegevens mogen uitwisselen om activiteiten te coördineren.

Het besluit regelt:

• De bekendheidscheck onderling.
• De uitwisseling van informatie rond geplande interventies door het Zorg- en Veiligheidshuis en het RIEC, om deze te kunnen afstemmen en te voorkomen dat deze elkaar in de wielen rijden.

Het gaat dan dus niet om alle achterliggende dossierinformatie.

Uitgesloten van de uitwisseling zijn de gegevens waarover het Zorg- en Veiligheidshuis beschikt die zijn verstrekt met doorbreking van het medisch beroepsgeheim of het beroepsgeheim van de Jeugdwet.

Relevante artikelen: artikel 1.7 lid 8 WGS, artikel 1.10 lid 1 sub a en b BGS, artikel 1.10 lid 2 BGS, artikel 1.10 lid 3 BGS.

Er zijn twee formats opgesteld voor de geheimhoudingsverklaring: een standaard geheimhoudingsverklaring en een geheimhoudingsverklaring voor personen die gebonden zijn aan een beroepsgeheim. Deze formats zijn terug te vinden in de factsheet Deelnemers.

Download de factsheet opent in nieuw tabblad

Vrouwenopvang valt meestal onder maatwerkvoorzieningen van de Wmo. De gemeente geeft de opvangorganisatie dan toestemming om meteen hulp te bieden, omdat het vaak om spoed gaat. De organisatie voert daarmee een taak van het college uit, zoals bedoeld in artikelen 2.3.1 tot en met 2.3.5 van de Wmo 2015. Vooral artikel 2.3.3 is hierbij belangrijk.

Zo’n organisatie kan meestal worden gezien als private deelnemer. Dit hangt wel af van hoe de gemeente het lokaal heeft geregeld. Controleer daarom goed hoe dit in jouw regio is vastgelegd.

Vanaf 1 maart NIETS verwijderen, archiveren of anonimiseren in PGAx en KeDo.

Als een taak voldoet aan de WGS en je wilt deze ook onder de WGS afhandelen, dan moet je deze aanmelden bij het Zorg- en Veiligheidshuis. De WGS biedt alleen een grondslag voor de activiteiten die in deze wet zijn opgenomen. Voor extra activiteiten moet je naar andere wetten kijken, zoals de AVG en sectorspecifieke wetten. De WGS lijkt wel ruime mogelijkheden te geven voor activiteiten: deelnemers kunnen in overleg bepalen welke interventies nodig zijn, zolang deze binnen hun wettelijke taken vallen. De WGS stelt dus geen beperkingen aan de interventies die deelnemers kunnen inzetten.

Nee, niet alle overheidsdeelnemers hoeven deel te nemen aan de triage. Zij kunnen een beperkte aantal van hen of zelfs een enkele persoon (denk aan een regisseur) aanwijzen om de afweging te maken of een casus aan het doel beantwoordt.

Als zij waarnemen voor de procesregisseur complexe casuïstiek, mogen zij toegang hebben tot de daarvoor noodzakelijke gegevens.

Wat niet mag, is deze gegevens zomaar gebruiken voor plustaken. Het gaat dus om rolbewustzijn: welke rol en taak voer ik nu uit?

Of dat goed gaat, kun je o.a. controleren via logging (zoekt iemand toegang tot gegevens terwijl er geen sprake is van vervanging of piketdienst) en aparte autorisaties voor de verschillende taken. Dus je moet nadenken hoe je er zicht op houdt dat mensen geen misbruik maken van hun toegang.

• In principe ja, tenzij dezelfde persoon namens de organisatie deelneemt. Dan is één keer tekenen voldoende, mits dit wordt vastgelegd in het systeem.
• De verklaring moet per persoon worden getekend, niet op organisatieniveau.
• Het is onduidelijk of de wet vereist dat dit per casus gebeurt, of voor meerdere casussen tegelijk. Voor vaste deelnemers kan een verklaring met een looptijd (bijvoorbeeld een half jaar) worden gebruikt.
• Belangrijk is dat je kunt aantonen dat de deelnemer de geheimhoudingsverklaring heeft getekend en de regels kent.

Voor deelnemers met beroepsgeheim:

• Voor professionals met een geheimhoudingsplicht (zoals maatschappelijk werkers) volstaat een verklaring waarin staat dat ze gebonden zijn aan een beroepsgeheim (zoals vastgelegd in de BPSW-code).
• Deze verklaring kan voor meerdere casussen gelden en moet periodiek worden vernieuwd.
• Je kunt een standaardverklaring gebruiken en het beroepsgeheim hieraan toevoegen.

Er wordt gewerkt aan een meer generieke geheimhoudingsverklaring.

Nee, er is geen dubbele noodzakelijkheidstoets. Het is dus zoals bedoeld onder artikel 2.25 WGS. Centraal in het doel staat het voorkomen, verminderen en bestrijden van criminaliteit en ernstige overlast en het voorkomen en verminderen van onveilige situaties voor personen of binnen een gebied.

Als het nodig is voor het doel, mogen deelnemers gegevens delen met het samenwerkingsverband om hun activiteiten op elkaar af te stemmen of om elkaar te helpen hun taken en bevoegdheden uit te voeren.

Alleen de volgens de wet vastgestelde vaste deelnemers mogen casussen aanmelden. De verslavingszorg is vaak verslavingsGGZ en mag dus zelf aanmelden. Incidentele deelnemers kunnen niet zelf aanmelden, maar kunnen dit via een vaste deelnemer doen (bijvoorbeeld politie of gemeente). Zo kunnen scholen en woningcorporaties niet meer zelf aanmelden. Zij kunnen dat via een vaste deelneemer laten lopen.

Als een casus is aangemeld bij het Zorg- en Veiligheidshuis, kan een medewerker van de gemeente of een andere deelnemer als procesregisseur worden aangesteld. Deze persoon werkt dan tijdelijk voor het Zorg- en Veiligheidshuis, onder het gezag van de gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken en de aansturing van de netwerkmanager Zorg- en Veiligheidshuis, zoals afgesproken in de Bestuurlijke Afspraken.

Het werkproces moet worden gevolgd zoals beschreven in de WGS en de Bestuurlijke Afspraken. Casussen moeten voldoen aan de criteria van artikel 2.20 van de BGS, en gegevens moeten worden verwerkt in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis. Een gemeente kan het proces dus niet zelfstandig overnemen en besluiten dat een casus voldoet aan de WGS-criteria.

De achtergrond hierbij is dat de WGS stelt dat de deelnemers aan het samenwerkingsverband personeel aanwijzen voor het uitvoeren van taken binnen het samenwerkingsverband (artikel 1.4 lid 3 WGS). De procesregisseur hoeft niet per se in dienst te zijn van het ondersteunend bureau. De WGS biedt ruimte om tijdelijk extra capaciteit in te schakelen of specifieke kennis van een deelnemer te benutten. Dit vereist wel goede afspraken om te waarborgen dat volgens de WGS wordt gewerkt, de privacy van burgers wordt beschermd en dat de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken hun verantwoordelijkheid waar kunnen maken.

Belangrijke aandachtspunten:

• De procesregisseur werkt onder het gezag van de gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken van het Zorg- en Veiligheidshuis.
• De procesregisseur wordt aangestuurd door de netwerkmanager Zorg- en Veiligheidshuis.
• Het werkproces, de ‘spelregels’ van de WGS en de gemaakte afspraken (zoals beoordeling van de criteria en uitnodigen van deelnemers voor het casusoverleg) worden gevolgd.
• De procesregisseur verwerkt de gegevens alleen in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis.
• Het contactpunt van het Zorg- en Veiligheidshuis is het aanspreekpunt voor AVG-verzoeken en datalekken.
• Er wordt verantwoording afgelegd volgens de WGS en de Bestuurlijke Afspraken.
• De Functionarissen Gegevensbescherming (FG’s) van de deelnemers moeten kunnen toezien op de rechtmatigheid van de gegevensverwerking.

Als de betrokken deelnemers het nodig vinden voor een goede bespreking van de casus, kan een wettelijke vertegenwoordiger of gevolmachtigde deelnemen aan het casusoverleg. Dit kan een door de rechter aangewezen curator, mentor of bewindvoerder zijn.

Dit is géén incidentele deelname van een derde, maar de deelname van de betrokkene zelf. De curator, mentor of bewindvoerder is in dit geval de vertegenwoordiger van de betrokkene. Daarom hoeft hij of zij geen geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Wel is het belangrijk dat duidelijk is dat deze persoon echt bevoegd is om de betrokkene te vertegenwoordigen.

Omdat de curator, mentor of bewindvoerder namens de betrokkene meedoet, krijgt hij of zij geen toegang tot het systeem. In principe hebben alleen de deelnemers die in de wet staan toegang tot het systeem.

De deelnemers aan het casusoverleg bepalen samen welke informatie zij delen met de curator, mentor of bewindvoerder. Daarbij geldt, net als bij de betrokkene zelf dat je bijvoorbeeld bekijkt of:
• het delen van bepaalde informatie opsporingsbelangen kan hinderen,
• het delen van bepaalde informatie ertoe kan leiden dat professionals zich minder vrij voelen om hun aanpak en strategie in het overleg te bespreken.

In een gesprek met een curator, mentor of bewindvoerder deel je verder in principe alleen informatie over de betrokkene zelf, en geen informatie over andere personen.

Nee, dat kan niet. De stuurgroep stuurt het wettelijk samenwerkingsverband en zodoende kunnen alleen wettelijke deelnemers in de stuurgroep van het Zorg- en Veiligheidshuis zitten. Incidentele deelnemers ondertekenen de Bestuurlijke Afspraken dus ook niet mee.

De Bestuurlijke Afspraken geven wel ruimte voor afspraken met partijen die geen deelnemer zijn volgens de wet. Dat kan op twee manieren:
• vaste afspraken met partijen die vaak nodig zijn bij casusoverleggen
• een apart bestuurlijk netwerk Zorg en veiligheid

Afspraken met partijen die vaak nodig zijn bij casusoverleggen

Maak afspraken met partijen die vaak nodig zijn bij casusoverleggen. Denk aan het CJIB (dat straffen uitvoert), zorgkantoren (voor informatie over indicaties in de Wet langdurige zorg) of een instelling voor maatschappelijk werk. Met deze partners kun je bijvoorbeeld afspreken:
• in welke situaties zij worden betrokken,
• welke informatie zij mogen delen en ontvangen,
• hoe zij informatie delen en op welke juridische basis.

Zo is voor iedereen duidelijk wat kan en mag. Dat hoeft dan niet elke keer opnieuw te worden uitgelegd. Hier komt een modelovereenkomst voor dat wordt afgestemd met partijen zoals zorgkantoren. Deze organisaties worden daarmee geen deelnemer aan het wettelijke samenwerkingsverband en geen lid van de stuurgroep van het Zorg- en Veiligheidshuis.

Breed bestuurlijk netwerk Zorg en veiligheid

In het Landelijk Kader ‘Met zorg aangepakt’ staat dat het ondersteunend bureau van de Zorg- en Veiligheidshuizen een breed bestuurlijk netwerk Zorg en veiligheid kan organiseren en faciliteren. In dit netwerk kunnen ook andere organisaties meedoen die volgens de WGS geen deelnemer zijn aan het Zorg- en Veiligheidshuis. Doen zij mee in dit netwerk, dan worden deze partijen geen lid van de stuurgroep van het Zorg- en Veiligheidshuis.

Bij de Bestuurlijke Afspraken hoort de bijlage ‘Model Intentieverklaring Zorg en Veiligheid’. Met dit model kun je zo’n breed bestuurlijk netwerk vormgeven. Dit netwerk staat apart van de stuurgroep van het Zorg- en Veiligheidshuis en heeft geen taken of bevoegdheden voor het Zorg- en Veiligheidshuis. In de intentieverklaring staat deze scheiding van verantwoordelijkheden duidelijk beschreven.

Je mag de exportfunctie in PGAx en KeDo volgens de WGS alleen gebruiken in specifieke situaties.

Er zijn twee situaties waarin het is toegestaan om gegevens te exporteren:

1. Bij een inzageverzoek van een betrokkene
   Je mag het dossier exporteren om dit te delen met de betrokkene. Na het delen moet de export direct worden verwijderd. Het bestand mag niet worden opgeslagen in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis.
2. Voor het delen van informatie met een incidentele deelnemer
   Incidentele deelnemers hebben geen toegang tot het systeem. Je mag via de exportfunctie (een deel van) het dossier delen. Ook hier geldt: na het delen moet de export worden verwijderd en mag deze niet worden bewaard in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis.

Let op: in beide gevallen moet je in het dossier noteren:

• dat er een export is gemaakt
• met welk doel dit is gedaan
• met wie het is gedeeld

Belangrijk: de exportfunctie mag niet worden gebruikt om gegevens of dossiers te bewaren nadat het originele dossier is vernietigd.

De WGS zegt niks over governance en organisatie, dus als de deelnemers van het Zorg- en Veiligheidshuis afspreken dat ze werken met lokale kamers kan dat onder de WGS.

Dit betekent dan wel dat ze aan alle voorwaarden van de WGS moeten voldoen. Dus de verwerkingsverantwoordelijkheid ligt bij de deelnemers genoemd in artikel 2.27 lid 1. Er is één contactpunt voor het hele Zorg- en Veiligheidshuis (dus niet per kamer). Hetzelfde geldt voor de coördinerend FG.

Alleen de in de wet genoemde deelnemers zijn vaste deelnemer met toegang tot de systemen, etc.

Werkaantekeningen zijn in principe opvraagbaar volgens de Wet open overheid. Zorg dat de aantekeningen feitelijk zijn. Waak voor persoonlijke of categoriserende opmerkingen.

Tijdens online sessie zijn de Bestuurlijke Afspraken toegelicht. Je leest in de presentatie:

• wat de WGS betekent voor Zorg- en Veiligheidshuizen

• waarom er een nieuw template ‘Bestuurlijke afspraken’ is

• hoe dit tot stand is gekomen

• welke onderdelen erin staan, zoals governance, casusoverleg, gegevensbescherming en optionele bepalingen.

Gebruik de presentatie om collega’s, bestuurders en partners te informeren, bijvoorbeeld in een overleg of regionale bijeenkomst.

Sommige Zorg- en Veiligheidshuizen kunnen zelf in de Basisregistratie Personen (BRP) kijken. Dat is zo, als dit is afgesproken met de beheergemeente en de andere deelnemende gemeenten.
Andere Zorg- en Veiligheidshuizen waarvoor dit niet geldt, kunnen de volgende werkwijze aanhouden:

• De aanmelder controleert de persoonsgegevens; dat is zijn verantwoordelijkheid.
• Heeft de aanmelder geen toegang tot de BRP, dan kan het Zorg- en Veiligheidshuis de gegevens controleren bij de gemeente waar de betrokkene, gezien de informatie van de aanmelder, vermoedelijk inwoner is.

In artikel 1.4 lid 4 onder a van de WGS staat dat je de betrokkene moet informeren. Je vertelt dan dat gegevens over hem of haar worden verwerkt en met welk doel. Dit heet de informatieplicht (artikel 14 AVG).

De aanmelder is verantwoordelijk om de betrokkene te informeren over de aanmelding bij het Zorg- en Veiligheidshuis. Dit gebeurt niet als er een zwaarwegende (zeer belangrijke) reden is om dit (nog) niet te doen.

Het Zorg- en Veiligheidshuis mag de betrokkene informeren vanaf het eerste moment dat daar informatie over hem of haar wordt verwerkt.

De betrokkene moet zo snel mogelijk nadat besloten is óf er wel of geen casusoverleg komt, geïnformeerd worden. Dat is in ieder geval na de weging. Dan zijn er twee mogelijkheden:
1. Er komt een casusoverleg: informeer de betrokkene over de aanmelding bij het Zorg- en Veiligheidshuis én dat er een casusoverleg plaats gaat vinden.
2. Er komt geen casusoverleg: informeer de betrokkene over de aanmelding bij het Zorg- en Veiligheidshuis én dat er géén aanpak wordt gestart.

In beide gevallen informeer je betrokkene dat er:
• gegevens over hem of haar zijn verwerkt,
• gegevens over hem of haar zijn opgeslagen in het dossier van het Zorg- en Veiligheidshuis,
• zijn of haar rechten op grond van de AVG en hoe hij of zij deze kan uitoefenen.

Op de informatieplicht gelden uitzonderingen (artikel 14 lid 5 AVG). Als zo’n uitzondering geldt, wordt de betrokkene (nog) niet geïnformeerd over de bespreking in het Zorg- en Veiligheidshuis.

Vervalt de uitzonderingsgrond later? Dan moet de betrokkene zo snel mogelijk alsnog worden geïnformeerd.

Nee, dat is niet verplicht. De Wet gegevensverwerking samenwerkingsverbanden (WGS) maakt het mogelijk om voorrang te geven aan bepaalde vormen van criminaliteit of ernstige overlast. Dat kan nodig zijn als er in een regio bijvoorbeeld veel van dit soort problemen zijn, of als ze een groot veiligheidsrisico vormen.

De deelnemers van het Zorg- en Veiligheidshuis kunnen er dan voor kiezen om de beschikbare tijd en middelen vooral te richten op mensen die betrokken zijn bij deze vormen van ernstige overlast of criminaliteit.

De WGS zegt daarbij wel dat de deelnemers hiervoor objectieve criteria moeten opstellen. Deze bepalen welke casuïstiek voorrang krijgt en komen bovenop de voorwaarden uit artikel 2.20 van het BGS. Dit voorkomt dat er willekeurig wordt gekozen welke zaken in het Zorg- en Veiligheidshuis worden besproken. De objectieve criteria moeten openbaar zijn.

Casussen die aan de objectieve criteria voldoen, komen op een lijst met geprioriteerde casussen.

Wil je weten hoe de prioritering van casussen werkt? Kijk dan in de factsheet 05 – Werkprocessen.

Dan is het Zorg- en Veiligheidshuis onrechtmatig bezig.

Als onderdelen van de Wet gegevensdeling door samenwerkingsverbanden (WGS) niet worden nageleefd, kan de manier waarop het Zorg- en Veiligheidshuis gegevens verwerkt ter discussie worden gesteld. Een betrokkene – dus iemand over wie gegevens worden gedeeld – kan dan gebruikmaken van zijn of haar rechten. Bijvoorbeeld door een klacht in te dienen bij het contactpunt of bij de coördinerend functionaris gegevensbescherming (FG) van het Zorg- en Veiligheidshuis. Het is daarom belangrijk om de afspraken uit de WGS goed uit te voeren.

Nee dat is niet noodzakelijk, maar het is wel een mooi moment om de huidige DPIA te bekijken of deze nog steeds accuraat is met de huidige wetgeving. In essentie is het doel van de verwerking niet veranderd ten opzichte van de huidige verwerking. In het document WGS in Vogelvlucht en de Checklist managers staat een mooie checklist van wat moet worden geïmplementeerd. Wanneer je goed documenteert hoe je deze zaken implementeert, voldoe je ook aan je aantoonbaarheidsplicht.

De Cariben vallen niet onder de WGS, net als de BES-eilanden niet. Wetgeving geldt alleen voor BES-eilanden als dit expliciet in de wet is opgenomen. Het zijn bijzondere gemeenten, maar deze vallen niet per definitie onder de Europese wetgeving. De AVG is ook niet zomaar van toepassing. De Cariben wordt nu beschouwd als buitenland.