Implementatie
Wet gegevensverwerking
samenwerkingsverbanden (WGS)

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft aan dat een organisatie meerdere Functionarissen Gegevensbescherming (FG) mag hebben. Er moet wel één duidelijk aanspreekpunt zijn voor de AP.

Het is mogelijk om één coördinerend FG (CFG) voor meerdere Zorg- en Veiligheidshuizen aan te stellen. Ook kan een extra Functionaris Gegevensbescherming worden aangenomen die zich richt op het Zorg- en Veiligheidshuis.

Inhuur van een FG is toegestaan, maar de ingehuurde persoon moet officieel als Functionaris Gegevensbescherming van een van de deelnemers worden aangewezen.

Daarnaast kan het Zorg- en Veiligheidshuis extra budget gebruiken om iemand aan te nemen en deze bij ‘gemeente X’ te plaatsen. Die persoon kan dan eerst als FG voor het Zorg- en Veiligheidshuis worden aangewezen en daarna als coördinerend Functionaris Gegevensbescherming.

De functie van CFG voor het Zorg- en Veiligheidshuis kan ook gecombineerd worden met die van CFG voor het RIEC. Dit kan een goede keuze zijn, omdat het de samenwerking en kennis van wetgeving versterkt.

Een Zorg- en Veiligheidshuis moet zijn coördinerend Functionaris Gegevensbescherming aanmelden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Lees hoe je dat doet in dit nieuwsbericht.

Bij het overdragen van de taken van het contactpunt aan de manager zijn de volgende aandachtspunten belangrijk:

• De manager moet zich houden aan de AVG-regels en de procedures voor datalekken van de BGS.
• In de ondertekening moet duidelijk zijn dat dit namens het contactpunt gebeurt.
• De manager is verantwoordelijk voor het informeren (notificeren) van betrokkenen.
• Bij het ondertekenen moet de volgende standaardzin worden gebruikt:

“Namens het contactpunt van ZVH <…>
De burgemeester/het college van B en W van de gemeente <…>
Naam en functie ondertekenaar.”

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (= overheidsdeelnemers) wijzen het contactpunt aan. Zij maken bij de meeste Zorg- en Veiligheidshuizen deel uit van de stuurgroep. Dit betekent dat de stuurgroep kan besluiten over het contactpunt. Bij de Zorg- en Veiligheidshuizen waar (een deel van) de overheidsdeelnemers geen onderdeel uitmaken van de stuurgroep, kunnen zij per mail worden betrokken. Het is ook mogelijk om een getrapt besluit te nemen: de stuurgroep besluit en dit wordt bekrachtigd door de partij zelf.

In het mandaatbesluit moet staan dat de gemandateerde een vervanger kan aanwijzen. Bijvoorbeeld: als een medewerker afwezig is, mag zijn aangewezen vervanger de bevoegdheden overnemen. Als er geen vervanger is, kan een andere medewerker deze taken uitvoeren. Dit wordt beoordeeld door de direct leidinggevende van de mandaathouder.

Nee, elk Zorg- en Veiligheidshuis wijst een eigen contactpunt aan.

De WGS geeft hiervoor geen specifieke aanwijzingen. Elk Zorg- en Veiligheidshuis vult dit zelf in. Het contactpunt bewaart het overzicht en zorgt ervoor dat de informatieplicht wordt nageleefd.

Ja, dat kan als zij voldoen aan de voorwaarden van artikel 2.27 lid 2e WGS.

Over deze voorwaarden lees je meer in het antwoord op de vraag “Hoe weet ik of een instelling vaste deelnemer kan zijn omdat zij de toeleidingstaken van het college van burgemeester en wethouders uitvoert in het sociaal domein (artikel 2.27 lid 2e WGS)?” (ook onder deze categorie Governance)

Een samenwerkingsverband kan vaste deelnemer zijn als het een rechtspersoon is, zoals een stichting of coöperatie voor wijkteams waar medewerkers naartoe worden gedetacheerd.

Een samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid kan geen vaste deelnemer zijn. Het college kan dan een of meer partijen binnen het samenwerkingsverband aanwijzen als vaste deelnemer. Wel kunnen de partijen een gezamenlijk aanspreekpunt machtigen om werkafspraken te maken met het Zorg- en Veiligheidshuis of een aansluitovereenkomst te sluiten.

Alleen de overheidsdeelnemers zijn verwerkingsverantwoordelijk. Zij bepalen hoe er volgens de wetgeving, met de gegevensdeling wordt omgegaan. Dit betekent niet dat gegevens altijd moeten worden verstrekt wanneer een overheidsdeelnemer daarom vraagt. De verstrekker is verantwoordelijk om te toetsen of het verstrekken noodzakelijk is.

De WGS zegt niets over governance. Een bredere stuurgroep is niet verboden, maar beslissingen die in het kader van de wet en gegevensverwerking moeten worden genomen, kunnen alleen door wettelijke overheidsdeelnemers worden genomen.

De WGS maakt het college van burgemeester en wethouders deelnemer voor taken op grond van de Leerplichtwet. Het college kan deze taken laten uitvoeren door een leerplichtambtenaar die in dienst is van de gemeente, of deze mandateren aan een externe leerplichtambtenaar. In beide gevallen blijft het college zelf de deelnemer, maar neemt de leerplichtambtenaar namens het college deel aan de casus.

Deze partij is alleen vaste deelnemer voor casussen uit gemeenten waar ze in opdracht van het college taken uitvoert volgens artikel 2.27 lid 2e WGS.

Voor casussen uit andere gemeenten kan deze partij geen vaste deelnemer zijn. Ze kan wel incidenteel worden uitgenodigd, zolang dit voldoet aan de voorwaarden van de WGS.

Een instelling in het sociaal domein kan vaste deelnemer zijn als zij in opdracht van het college van burgemeester en wethouders een of meer werkzaamheden uitvoert die staan genoemd in artikel 2.27 lid 2e WGS. Een eerste voorwaarde is dus dat de instelling een opdracht van het college heeft.

Een tweede voorwaarde is dat uit de opdracht blijkt dat de instelling werkt aan één of meer taken van het college, zoals:

• toeleiding naar maatwerkvoorzieningen (Wmo 2015, artikelen 2.3.1 t/m 2.3.5),
• toeleiding naar jeugdhulp (Jeugdwet, artikelen 2.3 en 2.4),
• taken onder de Participatiewet (artikel 7),
• taken onder de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (artikel 3).

Het gaat hierbij om de toeleiding naar voorzieningen onder deze sociaal domeinwetten. Dit wordt vaak uitgevoerd door sociale wijkteams binnen een private stichting of samenwerkingsverband.

Vanaf 1 maart NIETS verwijderen, archiveren of anonimiseren in PGAx en KeDo.

Als een taak voldoet aan de WGS en je wilt deze ook onder de WGS afhandelen, dan moet je deze aanmelden bij het Zorg- en Veiligheidshuis. De WGS biedt alleen een grondslag voor de activiteiten die in deze wet zijn opgenomen. Voor extra activiteiten moet je naar andere wetten kijken, zoals de AVG en sectorspecifieke wetten. De WGS lijkt wel ruime mogelijkheden te geven voor activiteiten: deelnemers kunnen in overleg bepalen welke interventies nodig zijn, zolang deze binnen hun wettelijke taken vallen. De WGS stelt dus geen beperkingen aan de interventies die deelnemers kunnen inzetten.

Nee, niet alle overheidsdeelnemers hoeven deel te nemen aan de triage. Zij kunnen een beperkte aantal van hen of zelfs een enkele persoon (denk aan een regisseur) aanwijzen om de afweging te maken of een casus aan het doel beantwoordt.

Als zij waarnemen voor de procesregisseur complexe casuïstiek, mogen zij toegang hebben tot de daarvoor noodzakelijke gegevens.

Wat niet mag, is deze gegevens zomaar gebruiken voor plustaken. Het gaat dus om rolbewustzijn: welke rol en taak voer ik nu uit?

Of dat goed gaat, kun je o.a. controleren via logging (zoekt iemand toegang tot gegevens terwijl er geen sprake is van vervanging of piketdienst) en aparte autorisaties voor de verschillende taken. Dus je moet nadenken hoe je er zicht op houdt dat mensen geen misbruik maken van hun toegang.

• In principe ja, tenzij dezelfde persoon namens de organisatie deelneemt. Dan is één keer tekenen voldoende, mits dit wordt vastgelegd in het systeem.
• De verklaring moet per persoon worden getekend, niet op organisatieniveau.
• Het is onduidelijk of de wet vereist dat dit per casus gebeurt, of voor meerdere casussen tegelijk. Voor vaste deelnemers kan een verklaring met een looptijd (bijvoorbeeld een half jaar) worden gebruikt.
• Belangrijk is dat je kunt aantonen dat de deelnemer de geheimhoudingsverklaring heeft getekend en de regels kent.

Voor deelnemers met beroepsgeheim:

• Voor professionals met een geheimhoudingsplicht (zoals maatschappelijk werkers) volstaat een verklaring waarin staat dat ze gebonden zijn aan een beroepsgeheim (zoals vastgelegd in de BPSW-code).
• Deze verklaring kan voor meerdere casussen gelden en moet periodiek worden vernieuwd.
• Je kunt een standaardverklaring gebruiken en het beroepsgeheim hieraan toevoegen.

Er wordt gewerkt aan een meer generieke geheimhoudingsverklaring.

Nee, er is geen dubbele noodzakelijkheidstoets. Het is dus zoals bedoeld onder artikel 2.25 WGS. Centraal in het doel staat het voorkomen, verminderen en bestrijden van criminaliteit en ernstige overlast en het voorkomen en verminderen van onveilige situaties voor personen of binnen een gebied.

Als het nodig is voor het doel, mogen deelnemers gegevens delen met het samenwerkingsverband om hun activiteiten op elkaar af te stemmen of om elkaar te helpen hun taken en bevoegdheden uit te voeren.

Alleen de volgens de wet vastgestelde vaste deelnemers mogen casussen aanmelden. De verslavingszorg is vaak verslavingsGGZ en mag dus zelf aanmelden. Incidentele deelnemers kunnen niet zelf aanmelden, maar kunnen dit via een vaste deelnemer doen (bijvoorbeeld politie of gemeente). Zo kunnen scholen en woningcorporaties niet meer zelf aanmelden. Zij kunnen dat via een vaste deelneemer laten lopen.

Toeleidingstaken zijn taken van het college van B en W die opgedragen zijn aan wijkteams. Het college is verantwoordelijk voor de doorverwijzing naar hulp, maar verleent de hulp niet zelf. Wijkteams kunnen vaste deelnemers zijn, terwijl hulpverleners als incidentele deelnemers aansluiten.

Alleen overheidspartijen en organisaties met wettelijke taken voeren toeleidingstaken uit. Hulpaanbieders, zoals maatschappelijke opvang, kunnen als incidentele deelnemers meedoen aan het casusoverleg.

Deelnemers zijn wettelijk aangewezen, maar deelname is niet verplicht. Als een overheidsdeelnemer niet wil meedoen, blijft die partij wel wettelijk medeverantwoordelijk. Een organisatie die niet meedoet, zet zichzelf buiten spel. Het Zorg- en Veiligheidshuis kan nog steeds beslissingen nemen in het overleg. Raakt een besluit de niet-deelnemende partij, dan moet er met deze partij overleg plaatsvinden.

Dit kan als de casus binnen vier jaar is afgesloten. Als de casus minder dan een jaar geleden is afgesloten, maar de termijn van vijf jaar is bereikt, kan een casus worden verlengd.

De WGS dwingt af dat er verspreiding van informatie per mail moet plaatsvinden. Helaas is door de formulering van de wet autorisatie op casusniveau niet mogelijk. Wellicht is er een mogelijkheid tot inzage in het systeem zonder autorisatie met een inzage pagina. Dit telt niet als ’toegang tot het systeem’. Deze mogelijkheid wordt nu onderzocht door de IV-organisatie en de leveranciers. Deze mogelijkheid geldt voor PGAx. In KEDO wordt een optie tot beveiligde mail ingebouwd.

De WGS regelt o.a. dat de Zorg- en Veiligheidshuizen en de RIEC’s gegevens mogen uitwisselen om activiteiten te coördineren.

Het besluit regelt:

• De bekendheidscheck onderling.
• De uitwisseling van informatie rond geplande interventies door het Zorg- en Veiligheidshuis en het RIEC, om deze te kunnen afstemmen en te voorkomen dat deze elkaar in de wielen rijden.

Het gaat dan dus niet om alle achterliggende dossierinformatie.

Uitgesloten van de uitwisseling zijn de gegevens waarover het Zorg- en Veiligheidshuis beschikt die zijn verstrekt met doorbreking van het medisch beroepsgeheim of het beroepsgeheim van de Jeugdwet.

Relevante artikelen: artikel 1.7 lid 8 WGS, artikel 1.10 lid 1 sub a en b BGS, artikel 1.10 lid 2 BGS, artikel 1.10 lid 3 BGS.

Er zijn twee formats opgesteld voor de geheimhoudingsverklaring: een standaard geheimhoudingsverklaring en een geheimhoudingsverklaring voor personen die gebonden zijn aan een beroepsgeheim. Deze formats zijn terug te vinden in de factsheet Deelnemers.

Download de factsheet opent in nieuw tabblad

De WGS zegt niks over governance en organisatie, dus als de deelnemers van het Zorg- en Veiligheidshuis afspreken dat ze werken met lokale kamers kan dat onder de WGS.

Dit betekent dan wel dat ze aan alle voorwaarden van de WGS moeten voldoen. Dus de verwerkingsverantwoordelijkheid ligt bij de deelnemers genoemd in artikel 2.27 lid 1. Er is één contactpunt voor het hele Zorg- en Veiligheidshuis (dus niet per kamer). Hetzelfde geldt voor de coördinerend FG.

Alleen de in de wet genoemde deelnemers zijn vaste deelnemer met toegang tot de systemen, etc.

Werkaantekeningen zijn in principe opvraagbaar volgens de Wet open overheid. Zorg dat de aantekeningen feitelijk zijn. Waak voor persoonlijke of categoriserende opmerkingen.

Nee dat is niet noodzakelijk, maar het is wel een mooi moment om de huidige DPIA te bekijken of deze nog steeds accuraat is met de huidige wetgeving. In essentie is het doel van de verwerking niet veranderd ten opzichte van de huidige verwerking. In het document WGS in Vogelvlucht en de Checklist managers staat een mooie checklist van wat moet worden geïmplementeerd. Wanneer je goed documenteert hoe je deze zaken implementeert, voldoe je ook aan je aantoonbaarheidsplicht.

De Cariben vallen niet onder de WGS, net als de BES-eilanden niet. Wetgeving geldt alleen voor BES-eilanden als dit expliciet in de wet is opgenomen. Het zijn bijzondere gemeenten, maar deze vallen niet per definitie onder de Europese wetgeving. De AVG is ook niet zomaar van toepassing. De Cariben wordt nu beschouwd als buitenland.